Chức năng của văn phòng hiện đại có thể chia làm 2 phần. đó là chức năng cơ bản và chức năng quản lý. Những chức năng này rất phổ biến với mọi đơn vị kinh doanh bất kể bản chất của đơn vị kinh doanh đó là sản phẩm dịch vụ gì.
Dưới đây là những chức năng cơ bản nhất của văn phòng hiện đại ngày nay:
1. Tiếp nhận thông tin: Thông tin có thể được tiếp nhận từ bên trong hoặc bên ngoài doanh nghiệp. Nếu thông tin được nhận từ nhiều bộ phận và lãnh đạo khác nhau trong doanh nghiệp, đó là dạng thông tin nội bộ.
Và nếu thông tin được nhận từ nguồn bên ngoài như từ khách hàng, cơ quan chính phủ, những nhà đầu tư, nhà cung cấp, thì thông tin này được phân loại là thông tin bên ngoài
2. Thu thập thông tin: Thu thập thông tin rất khác việc tiếp nhận thông tin. Nếu một văn phòng nhận thông tin thụ động, nếu một văn phòng tiếp nhận thông tin sau khi có truy vấn hoặc yêu cầu, thì đó là thu thập thông tin. Truy vấn và yêu cầu có thể được thực hiện qua thư từ hoặc điện thoại.
Quản lý hoặc lãnh đạo các bộ phận có thể đến thăm các văn phòng khác để thu thập thông tin. Thông tin có thể được nhận và thu thập nếu điều đó giúp ban lãnh đạo ra quyết định quan trọng.
3. Lưu trữ thông tin: Cả 2 thông tin tiếp nhận và thu thập được cần phải được lưu trữ dưới hình thức phù hợp. Bản thân doanh nghiệp là người quyết định hình thức, số lượng và bản chất của việc lưu trữ để phù hợp với nhu cầu.
4.Tạo thư viện thông tin: thông tin cần được chuyển đổi theo nhu cầu để chuẩn bị cho báo cáo tài chính, dự kiến chi phí, lập kế hoạch, chi tiết sản phẩm, doanh số bán hàng, nhân lực, nhân công …Những thông tin này được dùng như thư viện tra cứu thông tin cho ban lãnh đạo và các bộ phận liên quan.
5.Sắp xếp và xử lý thông tin: Thông tin tiếp nhận và thu thập được cần được sắp xếp một cách hệ thống, nếu không thì thông tin không còn giá trị. Báo cáo tài chính và số liệu thống kế là những ví dụ về thông tin được sắp xếp
6. Tính toán và thống kê, phân tích thông tin: Việc tính toán và thống kê thông tin rất cần thiết để chuẩn bị chi phí sản xuất, ngân sách kinh doanh, báo cáo dòng tiền, phân tích thị trường, báo cáo tài chính và báo cáo nhân viên.
7. Duy trì hồ sơ: các file lưu trữ, hồ sơ cần được thực hiện hợp lý, để thuận tiện cho việc tham khảo thông tin trong tương lai. Các hồ sơ có thể được phân làm 2 loại: hồ sơ quan trọng và hồ sơ lỗi thời. Những hồ sơ quan trọng cần được bảo quản cẩn thận dưới sự kiểm tra và giám sát của ban lãnh đạo trong khi những hồ sơ lỗi thời có thể được tiêu hủy.
8. Truy xuất thông tin: Văn phòng cung cấp thông tin từ hồ sơ lưu trữ bất cứ khi nào ban lãnh đạo cần thông tin để ra quyết định kinh doanh. Thông tin có thể được cung cấp bằng miện hoặc bằng văn bản.
Trên đây là những chức năng của văn phòng hiện đại doanh nghiệp nào cũng cần biết, chúng ta có thể thấy văn phòng là một phần không thể thiếu trong môi trường kinh doanh phụ thuộc nhiều vào thông tin và kiến thức như ngày nay.
