“Thực tế cho thấy người thành đạt chỉ có 25% là do những kiến thức chuyên môn, 75% còn lại được quyết định bởi những kỹ năng mềm họ được trang bị” – Wikipedia. Học các kỹ năng mềm cũng cần thiết như là việc học hỏi kiến thức, điều này sẽ giúp bạn sẽ thành công hơn trong mỗi khía cạnh cuộc sống. Cùng Hanoi Office tìm hiểu quy trình & kỹ năng giải quyết vấn đề của người thành công như thế nào nhé.
1. Tìm ra gốc rễ của vấn đề
Sự việc bất kỳ dù lớn hay nhỏ nhưng để tìm được phương pháp giải quyết vấn đề khoa học thì việc trước tiên bạn phải hiểu rõ được nguồn gốc của việc đó.
Ví dụ khi bạn thực hiện một dự án, đi đến giữa chặng đường bị rơi vào bế tắc không như kế hoạch ban đầu, khiến cho tiến trình công việc bị chậm. Lúc này thay vì cố tìm cách để tiếp tục thúc đẩy tiến trình, bạn hãy bình tĩnh nhìn lại toàn bộ kế hoạch xem mình đã mắc lỗi ở đâu, nguyên nhân nào khiến cho dự án bị đình trệ như vậy, khi đã tìm ra được nguyên nhân gốc rễ bạn sẽ có giải pháp tốt để xử lý vấn đề đó mà không làm ảnh hưởng đến kết quả công việc.
Trong trường hợp “Dự án rơi vào bế tắc giữa chặng đường” các nguyên nhân có thể là:
- Mục tiêu dự án đưa ra chưa rõ ràng hoặc chưa thực sự phù hợp theo giai đoạn
- Tiến độ công việc triển khai của các thành viên bị chậm
- Team chưa lường trước được những rủi ro có thể xảy ra
- Team chưa note lại giải pháp xử lý vấn đề cho các trường hợp cụ thể
- Chỉ tập trung vào làm mà chưa nghĩ ra các giải pháp lựa chọn
- Nguồn lực không đủ
- …..
2. Đơn giản hoá mọi vấn đề
Thay vì lo lắng, đơn giản hoá mọi thứ là kỹ năng vô cùng cần thiết khi giải quyết vấn đề. Không nên làm quan trọng hóa vấn đề, bởi vô tình bạn đẩy mình vào tình huống khó, luôn căng thẳng vì cho rằng vấn đề của mình quá lớn, không dễ dàng tìm được cách giải quyết hiệu quả.
3. Nhìn nhận vấn đề từ nhiều khía cạnh
Một vấn đề luôn có nhiều góc nhìn hay quan điểm khác nhau. Nhìn nhận nó ở nhiều khía cạnh giúp bạn biết mình đã làm được những gì, chưa làm được gì, cái gì làm chưa tốt. Khi đó bạn sẽ biết được vấn đề đó phát sinh từ đâu, tại sao lại mắc phải nó, làm thế nào để thoát khỏi khúc mắc đó và tiếp tục đi tiếp. Kỹ năng giải quyết vấn đề này không chỉ áp dụng trong công việc mà còn được áp dụng linh hoạt, hiệu quả mọi mặt trong cuộc sống.
Ví dụ về kỹ năng giải quyết vấn đề:
Trường hợp bạn được sếp giao nhiệm vụ lập kế hoạch kinh doanh 6 tháng nhưng bạn không biết bắt đầu từ đâu? Vậy nên, hãy nhìn vấn đề đó dưới nhiều khía cạnh khác nhau như:
- Sếp quan tâm đến những con số gì trong kế hoạch
- Cấp dưới cần thông tin gì khi triển khai kế hoạch
- Đưa ra giả thiết trong trường hợp kế hoạch của bạn không được thực thi, thì sẽ phải làm gì tiếp
- …..
Tập trung vào mặt sáng của vấn đề
Hãy luôn nhìn vào điểm sáng hay có thái độ lạc quan trong mọi hoàn cảnh của cuộc sống. Điều này không có nghĩa bạn thiếu đi tính thực tế, bạn hãy nhìn thẳng vào những điểm bất lợi và tập trung vào những gì bạn có thể kiểm soát được. Đồng thời bạn cũng nên nhìn vào mặt tốt của người khác Thông thường người ta có xu hướng cho bản thân mình trở nên tốt đẹp hơn, phủ nhận kết quả tốt của người khác.
4. Thử và chọn nhiều giải pháp giải quyết vấn đề
Hãy thử tất cả các kỹ năng giải quyết vấn đề cho dù chúng có vẻ kỳ quặc. Nên nhớ quan trọng là sự duy trì khả năng suy nghĩ sáng tạo, từ đó bạn sẽ tìm ra hướng giải quyết phù hợp nhất. Đừng cho rằng chúng là giải pháp ngu ngốc, không có ý tưởng nào là ý tưởng tồi tệ. Thực tế cho thấy thành công xuất chúng xuất phát từ những ý tưởng điên rồ.
5. Thực thi giải quyết vấn đề
Khi bạn tin rằng mình đã hiểu được vấn đề và biết cách giải quyết nó, kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định rất quan trọng. Để đảm bảo các giải pháp được thực thi hiệu quả và ra quyết định tốt nhất, nhà quản lý cần phải xác định ai là người có liên quan, ai là người chịu trách nhiệm chính trong việc thực thi giải pháp, thời gian để thực hiện là bao lâu, những nguồn lực sẵn có khác…
6. Tiếp thu ý kiến
Không chỉ kỹ năng ra quyết định và giải quyết vấn đề là trọng tâm thực thi vấn đề tốt mà tiếp thu ý kiến và những chỉ trích cũng là kỹ năng mềm không kém phần quan trọng.
Dám thừa nhận những điều mình không biết hoặc lỗi sai của chính mình. Hãy cho bản thân chút không gian và khoảng lặng thời gian để xử lý những lời phê bình đó. Bạn sẽ nhận ra nhiều hơn những thiếu sót trong tư duy và hành động của mình, từ đó thay đổi cách thực thi & giải quyết vấn đề hiệu quả hơn
Tránh công kích người hướng dẫn hay cố vấn của bạn. Làm mọi cách để bình tĩnh lại nếu bạn thấy giận dữ, tổn thương hay mờ mịt. Thật buồn là tiếp thu và lắng nghe lại là một kỹ năng mà nhiều người không có.
7. Đánh giá vấn đề
Đánh giá vấn đề là việc bạn tổng kết lại toàn bộ quá trình giải quyết vấn đề của bạn từ khâu xác định nguồn gốc cho đến khi vấn đề được giải quyết xong. Việc làm này giúp bạn có cái nhìn tổng quát về toàn bộ vấn đề, những giải pháp, cách lựa chọn giải pháp, quá trình thực hiện từ đó bạn sẽ rút ra được kinh nghiệm cho bản thân và có thêm kĩ năng xử lý vấn đề trong tương lai.
Để có được kỹ năng giải quyết vấn đề trên, bạn sẽ cần phải rèn luyện qua những tình huống thực tế. Hy vọng phần chia sẻ trên của Hanoi Office sẽ giúp bạn có những quyết định sáng suốt khi gặp phải bất kỳ một vấn đề nào trong công việc & cuộc sống.
