8 chức năng cơ bản của văn phòng hiện đại

Chức năng của văn phòng hiện đại có thể chia làm 2 phần. đó là chức năng cơ bản và chức năng quản lý. Những chức năng này rất phổ biến với mọi đơn vị kinh doanh bất kể bản chất của đơn vị kinh doanh đó là sản phẩm dịch vụ gì.

Dưới đây là những chức năng cơ bản nhất của văn phòng hiện đại ngày nay:

1. Tiếp nhận thông tin: Thông tin có thể được tiếp nhận từ bên trong hoặc bên ngoài doanh nghiệp. Nếu thông tin được nhận từ nhiều bộ phận và lãnh đạo khác nhau trong doanh nghiệp, đó là dạng thông tin nội bộ.

Và nếu thông tin được nhận từ nguồn bên ngoài như từ khách hàng, cơ quan chính phủ, những nhà đầu tư, nhà cung cấp, thì thông tin này được phân loại là thông tin bên ngoài

2. Thu thập thông tin: Thu thập thông tin rất khác việc tiếp nhận thông tin. Nếu một văn phòng nhận thông tin thụ động, nếu một văn phòng tiếp nhận thông tin sau khi có truy vấn hoặc yêu cầu, thì đó là thu thập thông tin. Truy vấn và yêu cầu có thể được thực hiện qua thư từ hoặc điện thoại.

Quản lý hoặc lãnh đạo các bộ phận có thể đến thăm các văn phòng khác để thu thập thông tin. Thông tin có thể được nhận và thu thập nếu điều đó giúp ban lãnh đạo ra quyết định quan trọng.

3. Lưu trữ thông tin: Cả 2 thông tin tiếp nhận và thu thập được cần phải được lưu trữ dưới hình thức phù hợp. Bản thân doanh nghiệp là người quyết định hình thức, số lượng và bản chất của việc lưu trữ để phù hợp với nhu cầu.

4.Tạo thư viện thông tin: thông tin cần được chuyển đổi theo nhu cầu để chuẩn bị cho báo cáo tài chính, dự kiến chi phí, lập kế hoạch, chi tiết sản phẩm, doanh số bán hàng, nhân lực, nhân công …Những thông tin này được dùng như thư viện tra cứu thông tin cho ban lãnh đạo và các bộ phận liên quan.

5.Sắp xếp và xử lý thông tin: Thông tin tiếp nhận và thu thập được cần được sắp xếp một cách hệ thống, nếu không thì thông tin không còn giá trị. Báo cáo tài chính và số liệu thống kế là những ví dụ về thông tin được sắp xếp

6. Tính toán và thống kê, phân tích thông tin: Việc tính toán và thống kê thông tin rất cần thiết để chuẩn bị chi phí sản xuất, ngân sách kinh doanh, báo cáo dòng tiền, phân tích thị trường, báo cáo tài chính và báo cáo nhân viên.

7. Duy trì hồ sơ: các file lưu trữ, hồ sơ cần được thực hiện hợp lý, để thuận tiện cho việc tham khảo thông tin trong tương lai. Các hồ sơ có thể được phân làm 2 loại: hồ sơ quan trọng và hồ sơ lỗi thời. Những hồ sơ quan trọng cần được bảo quản cẩn thận dưới sự kiểm tra và giám sát của ban lãnh đạo trong khi những hồ sơ lỗi thời có thể được tiêu hủy.

8. Truy xuất thông tin: Văn phòng cung cấp thông tin từ hồ sơ lưu trữ bất cứ khi nào ban lãnh đạo cần thông tin để ra quyết định kinh doanh. Thông tin có thể được cung cấp bằng miện hoặc bằng văn bản. 

Trên đây là những chức năng của văn phòng hiện đại doanh nghiệp nào cũng cần biết, chúng ta có thể thấy văn phòng là một phần không thể thiếu trong môi trường kinh doanh phụ thuộc nhiều vào thông tin và kiến thức như ngày nay.

Xem chi tiết

Cách ngủ trưa ở văn phòng hiệu quả mà không tốn nhiều thời gian

Một giấc ngủ trưa hiệu quả sẽ làm bạn sảng khoái, khôi phục năng lượng cho buổi chiều làm việc hiệu quả, nhưng không phải ai cũng biết cách ngủ trưa ở văn phòng đúng khoa học và hiệu quả.

Lợi ích của việc ngủ trưa

Trước khí chúng ta nói về cách ngủ trưa ở văn phòng hiệu quả, chúng ta cần phải hiểu rõ những lợi ích mà việc ngủ trưa mang lại. Ngủ trưa giúp bạn tăng khả năng tập trung và sự tỉnh táo, cải thiện khả năng ghi nhớ thông tin và sự kiện, giảm mức độ stress nơi công sở, tăng cường sự dẻo dai, linh hoạt, và sáng tạo.

Việc ngủ trưa ở văn phòng không hề tốn thời gian như bạn nghĩ. Bạn không cần đến hơn 45 phút để có một giấc ngủ trưa ngon lành, trên thực tế, các chuyên gia về giấc ngủ khuyên bạn nên ngủ trưa từ 20-30 phút để thu được nhiều lợi ích nhất. Bên cạnh đó, bạn sẽ gặp rủi ro về việc bước vào giấc ngủ sâu, với tần số não hạ xuống thấp. Điều này không hề tốt khi mà nhiều người cảm thấy mệt mỏi, uể oải sau khi ngủ trưa ở văn phòng quá 30 phút.

Cách ngủ trưa ở văn phòng hiệu quả không phải ai cũng biết

-         -   Tránh xa điện thoại: đây là điểm quan trọng để có một giấc ngủ trưa ngon và thoải mái. Điều quan trọng là bạn cần để điện thoại ngoài tầm với để bạn không lãng phí thời giờ nghỉ trưa vào việc nhắn tin hoặc check Facebook. Thêm vào đó, ánh sáng xanh từ điện thoại của bạn cũng khiến cho bạn khó ngủ hơn vì loại ánh sáng này ngăn cản cơ thể sản xuất hormone ngủ – melatonin.

-          -  Thử âm thanh trắng: âm thanh trắng là âm thanh bao gồm những tần số khác nhau ở cùng một mức nghe , qua đó loại bỏ tạp âm xung quanh và giúp bạn ngủ ngon hơn.

-          -  Ăn uống đúng cách: tiêu thụ quá nhiều café, đồ béo, thức ăn nhiều đường trước khi đi ngủ có thể làm bạn khó ngủ. Nếu bụng của bạn kêu réo liên túc, hẫy thử những đồ có chứa protein và can xi như sữa tươi.

-          -  Ngủ sau khi ăn trưa: Nhìn chung, thời điểm tốt nhất để ngủ trưa nơi công sở là sau khi ăn trưa xong. Giấc ngủ trưa tận dùng chu trình thức/ ngủ tự nhiên của cơ thể, trong đó thời gian ngủ diễn ra vào khoảng 1 giờ chiều

-          -  Tạo thói quen ngủ trưa: Qua thời gian bạn có thể rèn luyện cơ thể chìm vào giấc ngủ nhanh chóng bằng việc tạo ra thói quen hàng ngày. Ví dụ, ngủ trưa ở cùng 1 nơi, tại cùng 1 thời điểm, trong khi nghe cùng 1 thể loại nhạc sẽ báo hiệu cở thể đã đến lúc nghỉ ngơi và hồi phục năng lượng.

          Trên đây là cách ngủ trưa ở văn phòng hiệu quả mà rất ít người biết. Ngủ trưa đúng cách sẽ làm tươi mới cơ thể bạn trong buổi chiều và tăng năng suất làm việc cũng như tinh thần sảng khoái cho bạn.

Xem chi tiết

Mô hình văn phòng ảo - những điều bạn chưa biết

Cho dù bạn là startup , công ty nhỏ hay doanh nghiệp lớn, mô hình văn phòng ảo đem lại rất nhiều lợi ích. Điều này đặc biệt đúng khi mà doanh nghiệp của bạn đòi hỏi chế độ làm việc linh hoạt. Văn phòng ảo mang lại cho bạn và các nhân viên cơ hội để làm việc từ bất cứ nơi nào bạn muốn, bất cứ khi nào bạn muốn, giảm thời gian di chuyển đến nơi làm việc , tăng năng suất và giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên.

Mô hình văn phòng ảo không chỉ cho phép khả năng tiếp cận cao và chi phí công nghệ thấp, mà mô hình này còn giải quyết vấn đề làm đau đầu tất cả các doanh nhân – làm thế nào để tiết kiệm chi phí thuê văn phòng? Trong khi việc thuê văn phòng làm tăng chi phí kinh doanh nhiều lần, văn phòng ảo cung cấp cho bạn phương thức kinh doanh không cần chi phí trả trước, qua đó làm giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm một khoản đáng kể.

Mô hình văn phòng ảo là gì ?

Văn phòng ảo đem đến cho bạn địa chỉ chuyên nghiệp vào sự tiếp cận toàn bộ lợi ích giống như văn phòng trọn gói tiêu chuẩn mà không cần phải trả chi phí thuê văn phòng. Nhần tố “ảo” – trong tiếng anh là virtual, có nghĩa là bạn hưởng lợi ích cần thiết nhất cho việc kinh doanh, với mức chi phí bằng một phần nhỏ so với việc thuê văn phòng truyền thống. Đây là điểm thuận lợi khi bạn đang muốn giảm chi phí tới mức tối đa hoặc muốn giữ vị trí trong doanh nghiệp rộng mở cho những nhân viên tương lai.

Vậy bên cạnh việc tiết kiệm tiền bạc, các lợi ích khác của mô hình văn phòng ảo bao gồm:

1         -  Bạn có địa chỉ kinh doanh thực để nhận thư từ, bưu tín và có dịch vụ điện thoại tuyệt vời: Có địa chỉ thực tế giúp bạn tạo sự tin tưởng nơi khách hàng và đối tác kinh doanh. Phần lớn công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo đều có sự thu thập và chuyển tiếp thư tín. Một điều quan trọng không kém là bạn có số điện thoại kinh doanh chuyên nghiệp. Phần lớn công ty còn cung cấp cả dịch vụ fax và tin nhắn thoại, và lễ tân chuyên nghiệp để trả lời cuộc gọi từ phía khách hàng cho bạn.

-         -  Bạn được tiếp cận với đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình và phòng họp riêng. Khi bạn cần không gian họp để gặp gỡ khách hàng, bạn sẽ có lựa chọn sử dụng phòng họp, phòng hội nghị đẹp mắt, đầy đủ tiện nghi tại các cơ sở cung cấp dịch vụ

-         -   Linh hoạt và tăng hiệu quả làm việc mà không cần tốn thêm chi phí: Sự linh hoạt trong công việc là điều quan trọng với các nhân viên ngày nay – chúng ta đều muốn làm việc hiệu quả mà không cần phải hy sinh thời gian cá nhân. Thêm vào đó, khi bạn mở rộng cánh cửa với nhiều tài năng khác nhau, và đồng thời làm tăng hiệu quả công việc, tăng sự thỏa mãn công việc, và giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên

Xem chi tiết